Как выявить и предотвратить откатные схемы в компании (How to identify and prevent kickback scheme in the company)

Иевенко София Владимировна
Управляющий партнер компании «Эксперт Разведка»
ученая степень  – кандидат экономических наук
MBA (MIT Sloan School of Management)
Certified Fraud Examiner (ACFE)
адрес электронной почты –
 sofia.ievenko@era-forensic.com

Дата публикации: 26.12.2017 г.
Скачать статью в формате pdf (Выпуск 4(8) 2017 г.)

Аннотация. В статье представлены основные функциональные бизнес-зоны, в которых могут происходить откатные схемы в компаниях с иллюстрацией кейса из практики автора. Автор также описывает критерии построения и внедрения эффективной системы внутреннего контроля, направленной для выявления, мониторинга и предотвращения откатных схем.
Ключевые слова: мошенничество, внутренний контроль, откаты, взяточничество, коррупция, расследования, предупреждения

 

Abstract. The article presents the key business functions, which are the mostly affected by kickback schemes in any company. The author brings to the public debate a case study from practical experience. In addition, the author specifies a list of criteria, which should be appreciated to develop as well as implement efficient internal control system aimed at fraud detection, monitoring, and prevention.
Keywords:   fraud, internal control, internal audit, kickbacks, corruption, investigations, prevention,

КАК ВЫЯВИТЬ И ПРЕДОТВРАТИТЬ ОТКАТНЫЕ СХЕМЫ В КОМПАНИИ
HOW TO IDENTIFY AND PREVENT KICKBACK SCHEME IN THE COMPANY

Прежде всего, стоит отметить, что так называемые откатные схемы – это лишь часть из всего имеющегося многообразия схем корпоративного мошенничества [3]. Мне и моим коллегам, которые специализируются на расследованиях и предупреждениях мошенничества, часто задают один и тот же вопрос: «В каких компаниях воруют?” Ответ, пусть и не очень оптимистичный, но тем не менее правдивый звучит следующим образом: риск мошенничества присутствуют практически в любой в компании, несмотря на ее размер, индустриальную принадлежность и так далее [10]. В самом деле, как только в компании появляется хотя бы один наемный сотрудник, собственник бизнеса сталкивается с огромным риском того, что рано или поздно его доверием могут злоупотребить, то есть нанести ему ущерб в результате использования должностных полномочий в личных корыстных целях. Более того, вероятность реализации данного риска в виде конкретного события становится еще выше, когда ухудшается экономическая конъюнктура, так как на кризис (равно как и на войну) можно списать любые странности, которые могут происходить с вдруг растущими расходами и неутешительными финансовыми результатами.

Говоря про откаты, важно понимать, что откат – это «плата» от третьих лиц вашему наемному сотруднику за совершение определенных мошеннических действий. Поэтому если говорить про откатные схемы, то стоит обратить внимание на ту часть корпоративных мошеннических схем, где может быть сторонний «заказчик» (плательщик отката). Как правило, это схемы в таких зонах бизнеса, как: (1) ЗАКУПКИ и (2) ДИСТРИБУЦИЯ. Мошенничество в этих двух зонах  – это самое слабое звено в любой организации. Согласно абсолютному большинству проведенных исследования по вопросам мошенничества и коррупции, это «чемпионы» как в России, так и в мире. Для того, чтобы понять, как выявлять и как предотвращать откатные схемы в этих двух зонах, предлагаю рассмотреть список непосредственно нарушений, которые могут делать наемные сотрудники за «приз» в виде отката.

ЗАКУПКИ

1. Предвзятый выбор поставщика на условиях, дискриминирующих интересы собственника, в том числе за счет контрактов с компаниями, аффилированными с ответственными за закупки сотрудниками, а также через различные манипуляции при проведении тендеров:

  • акупки товаров (сырья, материалов и т.п.) и услуг, не отвечающих стандартам качества, не установленным как собственником, так и законодательно;
  • закупки по завышенным ценам;
  • фиктивные, двойные и/ или избыточные закупки.
     

2. Предоставление отдельным поставщикам и подрядчикам преимуществ, дискриминирующих интересы собственника:

  • необоснованное авансирование поставок/ работ/ услуг контрагентов, в том числе при невыполнении обязательных для этого условий;
  • намеренное авансирование поставок/ работ/ услуг с целью последующего планового признания кредиторской задолженности безнадежной.
     

ДИСТРИБУЦИЯ

1. Намеренное предоставление чрезмерных (необоснованных) скидок, бонусов покупателям и заказчикам, например, не соответствующих принятой практике реализации низкомаржинальной продукции, а также реализации в «высокий» сезон и/ или при систематическом невыполнении необходимых для получения скидок договорных условий.

2. Намеренное предоставление отсрочек по оплате отдельным «дружественным» покупателям и заказчикам.

3. Необоснованное списание безнадежных долгов покупателей и заказчиков, включая их фиктивное/ преднамеренное банкротство.

4. Соучастие в поставках на рынок контрафактной продукции, в том числе в результате сговора с аффилированными контрагентами.

5. Намеренные потери компенсаций за использование патента.

Безусловно, виды нарушений (схемы мошенничества), перечисленные выше – это лишь универсальный перечень, к которому можно добавить и другие примеры в зависимости от той отрасли, в которой работает компания. Так, в медицинских учреждениях это может быть сговор между врачом и пациентом за отсутствие регистрации о факте оказанной услуги, в страховой компании – сговор между аджастером и страхователем с целью завышения выплаты страхового возмещения11, в банке – сговор между членом кредитного комитета и потенциальным заемщиком за поддержку в выдаче займа, невзирая на высокие риски невозврата или на не выгодных для банка условиях12 и т.д. Таких примеров очень и очень много. Рецепты выявления и предупреждения (по аналогии с приведенными примерами схем мошенничества) также можно условно разделить на универсальные и локальные, то есть с учетом отраслевого «колорита».

Что касается универсальных способов [2][4][5]. Прежде всего, собственнику бизнеса необходимо задуматься о двух основных моментах. Первое – наличие формализованных политик и процедур (в частности, о проведении закупок, о предоставлении скидок и бонусов и т.п.) с указанием четких параметров, то есть инструкций, которым должны строго следовать сотрудники. В противном случае вы всегда услышите ответ «мы не знали, а что не запрещено, то разрешено…» А это говорит о том, что именно вам нужно четко сформулировать запреты и ограничения. Кроме того, необходимо четко прописать кто из сотрудников, обязан следовать данным правилам, процедурам, инструкциям и какую ответственность каждый конкретный сотрудник несет в случае нарушений. В самом деле, очень часто в своей работе мы проводим ревизию закупок государственных учреждений для выявления нарушений положений Закона №44-ФЗ. Но практически во всех организациях, где выявляются очень серьезные нарушения, ответственность конкретных должностных лиц за данные нарушения нигде не прописана. В результате, ответственность несет руководитель данной организации, который просто доверился своим подчиненным, но при этом всю ответственность переложив по сути на себя.

Второе – это система внутреннего контроля (далее – «СВК»), которая должна состоять из трех взаимодополняющих элементов: (1) внутренний аудит (выявление рисков), (2) внутренний контроль (мониторинг выявленных аудиторами рисков) и (3) контрольно-ревизионная служба (выявление рисков, которые уже реализовались в конкретные события). Эти три элемента могут быть представлены внутренними сотрудниками компании, а могут частично или полностью быть переданы на аутсорсинг. Это на усмотрение организации, но самое главный принцип организации СВК – это недопущение конфликта интересов. Иными словами, сотрудники СВК не должны быть подотчетны тем лицам, нарушения со стороны которых, они выявляют. В идеальном варианте – это прямое подчинение акционерам. Схемы, которые описаны выше, это по сути те индикаторы, которые могут указывать на то, что тот или иной сотрудник «не чист на руку» за получение отката. Задача сотрудников контрольно-ревизионной службы состоит в выявлении таких индикаторов [4][8]. Приведем частный пример тех шагов проверки, которые должна проводить данная служба для выявления индикаторов получения откатов, а заодно покажем как формализация процедур в совокупности с СВК может помочь как выявлению, так и предупреждению мошеннических схем, за которыми стоят откаты наемным сотрудникам.

Один из наших недавних клиентов (крупный издательский дом) обратился с просьбой проверить сообщения анонимного информатора, полученные через канал «горячей линии» о том, что коммерческий директор производит отпуск печатной продукции в первую очередь своим «дружественным» дистрибуторам, которые, в свою очередь, не распродав большую часть печатной продукции, делают фиктивный возврат (ремиссию), а на самом деле товар уходит на «черный» рынок.  Стоит отметить, что никаких формализованных ограничений по размеру ремиссий (как проценту от общего объема закупаемой печатной продукции) в издательстве не было установлено. В случае их наличия, сотрудники внутреннего контроля, безусловно, заметили бы неладное. Поэтому нам пришлось исходить из реалий бизнеса нашего клиента, чтобы проверить тот риск, который могли, но по каким-то причинам не отметили внутренние аудиторы [7]. Для начала мы рассчитали средний показатель ремиссий (как процент от объема закупаемой печатной продукции) по портфелю всех дистрибьюторов издательства. Затем выявили тех дистрибьюторов, чьи показатели существенно отклонялись, то есть были выше среднего расчетного показателя. Далее был проведен анализ документов на утилизацию печатной продукции, которая была возвращена по ремиссии теми дистрибьюторами, процент ремиссий у которых был выше среднего расчетного показателя. Напоследок, была проведена встречная документарная проверка [5] с подрядчиком, предоставлявшим услуги по утилизации печатной продукции. Данная проверка выявила несоответствия по объему утилизированной продукции, в частности были выявлены те документы, которые присутствовали на стороне нашего издательства, но о которых не имел представления подрядчик. Иными словами, документы на утилизацию были поддельными.

Таким образом, главное правило, как для выявления, так и для предупреждения откатов состоит в том, чтобы с учетом отраслевой специфики сформировать перечень тех видов мошеннических схем, за реализацию которых ваши наемные сотрудники могут получать откаты. Далее настроить свою системы внутреннего контроля таким образом, чтобы, во-первых, не допускать (или, по крайне мере, минимизировать) их наступление, а во-вторых – чтобы своевременно получать уведомления об отклонениях от заданных вами стандартов. В приведенном выше случае, данная схема с гораздо меньшей вероятностью могла бы иметь место, если бы издательство установило стандарты по проценту ремиссий и далее осуществляло бы контроль за их выполнением.

В дополнение к вышесказанному правилу предупреждения и выявления откатных схем, хотелось бы сказать несколько слов о мотивации персонала как элементе сдерживания от откатов. По нашему опыту, сколь бы ни был высок бонус, премия и т.д., сотрудник, который может совершить то или иное мошенническое действие за откат, всегда будет стоять перед дилеммой: компенсирует ли откат неполучение бонуса из-за невыполнения КПЭ, связанного, например, с финансовым результатом.  Иными словами, у каждого наемного сотрудника и, соответственно, нарушения, которое он может совершить, своя цена вопроса. Поэтому надеяться на исключительное «волшебство» мотивационной системы не стоит.

Одним из триггеров откатных схем является возможность [8]. В нашем контексте – это неформализованность внутренних контролей, о которых мы говорили выше. В самом деле, если нет запрета на работу с аффилированным компаниями, то не стоит ожидать особого рвения к выполнению не писанных правил вашим сотрудниками. Убирайте возможности через формализованные правила, процедуры и их привязку (то есть выполнение) к конкретным должностным лицам.

Другим триггером является давление, то есть некие обстоятельства, в которые мог попасть ваш сотрудник и которые вынуждают его прибегнуть к злоупотреблению своими полномочиями. Это любовь к роскоши, кредиты, долги и, к сожалению, болезни близких. И такие обстоятельства могут произойти в жизни даже у доселе честного сотрудника, который был всегда чист на руку. Поэтому стоит быть наблюдательным к изменению внешнего поведения сотрудника – от появления атрибутов роскоши, до обеспокоенности.  Однако внимание к поведенческим изменениям [6] – это лишь дополнительный механизм выявления откатных схем. Необходимо не только отладить систему внутреннего контроля под специфику вашего бизнеса, но и постоянно доносить до своих сотрудников о ее наличии [1], о том, что СВК постоянно тестируется и обновляется. Доносить можно в том числе через внутренние тренинги с иллюстрированными примерами, что такое превышение полномочий, что такое откат, какую ответственность за это сотрудник несет.

Библиографический список

1. Dr. Gerald L. Covacich. Fighting Fraud: how to establish and manage anti-fraud program. Elsevier Inc. 2008.
2. The guide to investigating business fraud. AICPA. 2009.
3. Корпоративные мошенничества. Под ред. Джозефа Т. Уэллса. Издательство «Маросейка». Москва. 2009.
4. Mark J. Nigrini, PhD. Forensic Analytics: methods and techniques for forensic accounting investigators. Jon Wiley & Sons Inc. 2011.
5. Michael P. Cangemi, Tommie Singleton. Managing the audit function: a corporate audit department procedures guide. Third edition. Jon Wiley & Sons Inc. 2003.
6. Joe Koening. Getting the truth. Joe Koening. 2014.
7. Sofia Ievenko, PhD. Expert Discovery company introduces anti-fraud software // GRC & Software Journal [Электронный ресурс]. June, 2016.
8. София Иевенко. Схемы мошенничества: найти и обезвредить // Финансовый директор, №1. Январь, 2015.
9. София Иевенко. Борьба с мошенничеством может дать больший эффект, чем увольнения // Ведомости. 4 марта 2015.
10. Report to the nations on occupational fraud and abuse. 2016 Global Fraud Study. ACFE.
11. София Иевенко. Под маской Зорро // CFO CAFÉ [Электронный журнал]. 28 сентября, 2016.
12. София Иевенко. Подводные камни кредитного мониторинга // CFO CAFÉ [Электронный журнал]. 18 октября, 2016.
13. Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 29.07.2017) "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".