Автоматизированная оценка АФОС онлайнПрофессиональная оценка собственности ЦЭПЭС

Автоматизированная система управления интеллектуальной собственностью (Automated intellectual property management system)

Гаврилин Николай Павлович
Начальник отдела интеллектуальной собственности ЗАО «Компания НЭП»
ученая степень  – кандидат технических наук
адрес электронной почты – nickname1980@inbox.ru

Дата публикации: 29.03.2018 г.
Скачать статью в формате pdf (Выпуск журнала 1(9) 2018 г.)

Аннотация. В статье представлен комплекс задач, решаемых системой управления интеллектуальной собственностью, на базе опыта, полученного в ходе работ с рядом предприятий ракетно-космической отрасли. Указаны преимущества и возникающие сложности в процессе «наведения порядка» в интеллектуальной собственности. Показаны возможности автоматизации ряда процессов.
Ключевые слова: интеллектуальная собственность (ИС), результаты интеллектуальной деятельности (РИД), научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР), нематериальные активы (НМА), система управления интеллектуальной собственностью (СУ ИС), система управления результатами интеллектуальной деятельности (СУ РИД).

 

Abstract. The article presents a set of tasks to be solved by the intellectual property management system, basis of experience gained at the work with a set of companies rocket and space industry. The advantages and arising difficulties in the process of "bringing order" in intellectual property are indicated. The possibilities of automation some processes are shown.
Keywords: intellectual property (IP), research and development (R & D), intangible assets (IA), system of intellectual property rights.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТЬЮ 
AUTOMATED INTELLECTUAL PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM

Статья посвящена опыту решения проблем в сфере интеллектуальной собственности, на примере ряда организаций Роскосмоса, в которых наша компания (ООО «Компания НЭП») ведет работу с 2010 г. 

В реалиях современной экономики предприятия практически всех наукоемких отраслей вынуждены решать комплекс задач, связанных с интеллектуальной собственностью.

Основными задачами СУ РИД, как правило, являются:

  • защита своих результатов интеллектуальной деятельности;
  • систематизация интеллектуальных активов – поддержание в порядке своих интеллектуальных активов, в т.ч. инвентаризация, учет, регистрация прав, выплаты;
  • мотивация и стимулирование – комплекс мер для повышения научно-изобретательской, творческой и деловой активности сотрудников, повышение их квалификации и опыта, обеспечение обмена знаниями;
  • коммерциализация интеллектуальной собственности – максимальное извлечение прибыли от реализации своих технологий и разработок как собственными силами, так и, возможно, в смежных отраслях или на новых рынках.
     

В зависимости от специфики отрасли или самого предприятия, могут решаться только часть из указанных или, дополнительно, другие задачи.

Не погружаясь в сложности формальных определений, в целях практического применения можно сказать, что организация системы непрерывного решения всех указанных задач наиболее целесообразным для организации способом и есть Система управления интеллектуальной собственностью (СУ ИС). В ряде случаев аналогичные продукты называют также системой управления результатами интеллектуальной деятельности (СУ РИД), системой управления интеллектуальным капиталом и знаниями (СУЗ) и т.д., поскольку данные понятия достаточно схожи. Учитывая постоянно увеличивающийся поток информации, требований к ускорению обработки данных, обновления знаний, документооборота и пр., ряд задач СУ ИС целесообразно автоматизировать, что, в редких пока, отдельных компаниях уже реализуется и в этом случае уже используется термин АСУ РИД (АСУ ИС) – автоматизированная система управления результатами интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственностью). Однако, в любом случае, общая структура и спектр решаемых задач у СУ РИД и АСУ РИД аналогичен, разница в том, что часть рутинных функций решается с применением программ ЭВМ и баз данных.

Более детально структура задач, решаемых системой управления интеллектуальной собственностью представлена ниже на рис. 1.


Рис. 1. Общая блок-схема задач, входящих в состав СУ РИД (СУ ИС).

Для создания полноценной АСУ РИД разумно опираться на существующие стандарты, серьезно облегчающие процесс разработки. Одним из первых и основных документов для разработки является Техническое задание, поскольку, как показывает практика, грамотно разработанный комплекс требований к системе – уже половина дела и одна ошибка на данном этапе влечет за собой значительные затраты труда и времени на последующих фазах работы.  Поэтому хотя бы для ориентира следует опираться на государственные стандарты, например, ГОСТ 19.201-78 «Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению»,  ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» и другие.

Несмотря на некоторую «громоздкость» информации в данных стандартах, из них достаточно несложно выявить необходимые для создания в конкретных целях пункты и требования, например: общие к системе, к квалификации персонала,  к надежности, к безопасности,  к эргономике и технической эстетике, к защите информации от несанкционированного доступа,  функциональные,  к программному обеспечению, к информационному обеспечению, к лингвистическому обеспечению,  к составу и срокам работ,  к содержанию и срокам работ, к обучению персонала, к гарантийному обслуживанию.

Особо важными являются требования к функциям АСУ РИД (из состава подсистем, указанных на рис. 1), а также общесистемным функциям, например:

  • систем, хранения и редактирования информации об объектах учета,
  • системы оповещения о событиях,
  • системы анализа данных,  
  • системы обмена данными с сетью Интернет (в т.ч. с базой данных Роспатента),
  • системы нормативного обеспечения,  
  • системы автоматизации расчета экономических показателей,  
  • системе форм отчетности и др,
  • системе обеспечения совестимости (например, с 1С).
     

Разумеется, для конкретного предприятия часть систем (например, связанных с экспортом, в случае ориентации только на внутренний рынок) может быть не актуальной даже в перспективе, в связи с чем экономически целесообразно определить разумный перечень функционала АСУ РИД, а затем, при необходимости, расширить его. Поэтому в АСУ РИД изначально должны закладываться принципы модульности и обеспечения присоединения новых баз данных извне, например, в части налогообложения, законодательства, бухгалтерского учета и т.д.

Следует отметить, что разработке АСУ РИД как программного продукта должно предшествовать создание системы управления интеллектуальной собственности как комплекса локальных нормативных актов (ЛНА) или, другими словами, корпоративных стандартов, разумеется, согласованных с законодательством РФ в данной области. В качестве примера ниже перечислен базовый состав документации для создания системы управления интеллектуальной собственности научно-производственного предприятия. Как уже упоминалось, в зависимости от специфики компании комплекс локальных нормативных актов может быть отличным по составу, объему целей и задач.

Базовый состав документации

  1. Положение (стандарт) об управлении интеллектуальной собственностью.
  2. Концепция вовлечения в хозяйственный оборот результатов интеллектуальной деятельности.
  3. Положение об изобретательской и рационализаторской деятельности.
  4. Положение о вознаграждении авторов и лиц, содействующих реализации.
  5. Положение о Центре интеллектуальной собственности (ЦИС).
  6. Положение о коммерциализации интеллектуальной собственности.
  7. Техническое описание Автоматизированной системы интеллектуальной собственности.
     

Примерное содержание Положения об управлении интеллектуальной собственностью

  • Общие положения о Системе управления интеллектуальной собственностью.
  • Выявление результатов интеллектуальной деятельности и выбор вида правовой охраны.
  • Распределение прав на результаты интеллектуальной деятельности.
  • Правовая охрана результатов интеллектуальной деятельности.
  • Вовлечение в хозяйственный оборот результатов интеллектуальной деятельности.
  • Стимулирование интеллектуальной деятельности.
  • Финансирование деятельности, связанной с управлением ИС.
  • Защита интересов организации в области использования ИС.
  • Схема управления интеллектуальной собственностью.
  • Схема постановки объектов интеллектуальной собственности на бухгалтерский учет.
     

Примерное содержание Положения об изобретательской и рационализаторской деятельности

  • Задачи изобретательской и рационализаторской деятельности.
  • Организация изобретательской и рационализаторской деятельности.
  • Информирование в рамках изобретательской и рационализаторской деятельности.
  • Порядок подачи и регистрации Уведомления о создании РИД.
  • Уведомление автором работодателя.
  • Авторы и соавторы.
  • Предварительное рассмотрение Уведомления о создании РИД.
  • Определение формы правовой охраны.
  • Порядок регистрации прав на инициативные РИД.
  • Использование РИД.
  • Права и обязанности авторов.
  • Содействие изобретательской и рационализаторской деятельности.
  • Показатели качества управления изобретательской и рационализаторской деятельностью.
  • Вознаграждение авторов и лиц, содействующих изобретательской и рационализаторской деятельности.
  • Приложения:
    • Журнал регистрации Уведомлений о создании РИД.
    • Карточка изобретателя (реестр РИД).
    • Договор о передаче автором исключительных прав на РИД и прав на получение охранного документа.
    • Извещение о решении об установлении режима коммерческой тайны в отношении охраноспособного РИД.
    • Соглашение о распределении вознаграждения между соавторами.
    • Уведомление о создании РИД (изобретения, полезной модели, промышленного образца, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау).
    • Уведомление о создании рационализаторского предложения:
    • Перечень должностей руководителей и специалистов, в состав трудовых обязанностей которых входит разработка технических решений.
    • Перечень должностей специалистов, в состав трудовых обязанностей которых входит разработка программ для ЭВМ и баз данных.
       

Примерное содержание Положения о вознаграждении авторов и лиц, содействующих реализации

  • Основания выплаты авторского вознаграждения.
  • Служебная ИС.
  • Инициативная ИС.
  • Виды вознаграждений и субъекты прав на их получение.
  • Использование ИС.
  • Условия выплаты вознаграждений.
  • Вознаграждение за использование ИС.
  • Вознаграждение за использование рационализаторского предложения.
  • Документы, необходимые для выплаты вознаграждения.
  • Планирование затрат, финансирование расходов по выплате вознаграждений и охране ИС.
  • Порядок расчета экономического эффекта от использования ИС.
  • Определение размера вознаграждения за использование ИС.
     

Примерное содержание Положения о Центре интеллектуальной собственности (ЦИС)

  • Правовое регулирование.
  • Цели и задачи ЦИС.
  • Порядок работы ЦИС.
  • Ответственность сотрудников ЦИС.
  • Должностные обязанности сотрудников ЦИС.
  • Инструкции (методические рекомендации):
    • Инструкция об определении рационального варианта использования ИС, ЦТР или рационализаторского предложения и выборе вида правовой охраны.
    • Инструкция об оценке экономического эффекта ИС.
    • Инструкция о государственной регистрации ИС и принятии к учету в качестве нематериального актива (НМА).
    • Инструкция о передаче в соответствующие подразделения рационализаторских предложений по усовершенствованию организации работы, техники безопасности, охраны труда, выпускаемой продукции, технологии производства, способов контроля, ресурсо- и энергосбережению, защите информации и пр.
    • Методические рекомендации о проведении поиска в отношении потенциальных приобретателей ИС, принадлежащей предприятию.
    • Инструкция о ведении реестра интеллектуальной собственности.
    • Инструкция о проведении ежегодной инвентаризации и выявлении ЦТР и ИС по результатам прошлогодней работы (совместно с Комиссией по ИС, включает информирование сотрудников, организацию конкурса на лучшее выявленное ЦТР и пр.).
  • Типовые документы:
    • Извещение в бухгалтерию о принятии к учету НМА.
    • Лицензионный договор (исключительной лицензии) на использование изобретения, полезной модели, промышленного образца, программы ЭВМ и БД.
    • Лицензионный договор (неисключительной лицензии) на использование изобретения, полезной модели, промышленного образца, программы ЭВМ и БД.
    • Лицензионный договор о передаче секрета производства (ноу-хау).
       

В случае, если предприятие относится к малому/среднему бизнесу или предприятие относится к крупному бизнесу, но специфика отрасли и выпускаемой продукции таковы, что создание (приобретение) интеллектуальной собственности осуществляется достаточно редко,  порядок работ по внедрению системы управления интеллектуальной собственностью может выглядеть следующим образом:

  • согласование направления работы в соответствии со стратегическими целями Заказчика;
  • инвентаризация фактических и потенциальных РИД;
  • оценка стоимости и экономических показателей РИД и выработка комплекса решений по их коммерциализации;
  • разработка базового документа «Стратегия управления РИД», содержащего, собственно, стратегию, принципы, критерии, показатели эффективности, цели и задачи в данной области;
  • оптимизация учета и документооборота РИД;
  • разработка стандарта «Положение об интеллектуальной собственности»;
  • разработка технического задания на автоматизацию СУ РИД;
  • комплексное сопровождение и гарантийная поддержка.
     

Для холдингов или предприятий наукоемких отраслей, в дополнение к указанным этапам могут быть добавлены следующие:

  • создание системы распределения прав на РИД;
  • разработка системы стандартов и нормативных актов, ориентированных на большое предприятие или группу;
  • унификация системы документооборота в части РИД;
  • организация подразделения по управлению РИД, в том числе по экспорту, правовой охране и коммерциализации технологий.
  • обучение и внедрение системы мотивации сотрудников к созданию РИД.
     

Для ряда предприятий (даже наукоемких, как, например, космической отрасли) более целесообразным экономически может быть т.н. аутсорсинг, полный или частичный, то есть постоянная работа ЦИС с привлечением, для решения наиболее сложных вопросов, команды специалистов в сфере управления интеллектуальной собственности.

В заключение следует отметить, что создание СУ РИД обеспечивает предприятию ряд существенных экономических и правовых преимуществ, представленных как в статьях данного автора, так и многочисленных публикациях других авторов. О необходимости создания СУ РИД свидетельствует тот факт, что практически все западные компании от малого бизнеса и выше еще на этапе бизнес-планирования существенное внимание уделяют таким понятиям как патентные исследования, коммерческая тайна, интеллектуальная собственность, что достаточно легко проверить по ключевым словам на сайтах, а также тому факту, что вопросами управления РИД напрямую занимаются ключевые фигуры компаний – вице-президенты, директоры по развитию, главные юристы.  

Создание же АСУ РИД, в свою очередь, существенно повышает эффективность за счет автоматизации рутинных процессов, на которые, как правило, уходит значительное количество труда и времени достаточно дорогих специалистов, не только, собственно, в сфере интеллектуальной собственности, но и юристов, бухгалтеров, персонала, занятого созданием РИД (инженеров, конструкторов). Кроме того, автоматизация сводит к минимуму количество ошибок и позволяет контролировать эффективность разработки новых образцов продукции на всех этапах создания.

Библиографический список

  1. Гражданский кодекс РФ [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  2. Налоговый кодекс РФ [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  3. Федеральный Закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007), утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 27 декабря 2007 г. №153н. [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  5. МСФО (IAS) 38: «Нематериальные активы». [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  6. ГОСТ 19.201-78 «Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению». [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.
  7. ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы». [Электронный ресурс]. Официальный текст, приводится по состоянию на 29 марта 2018 г. Система Консультант Плюс.