Управление дебиторской задолженностью
Дата публикации - 15.01.2021 г.
Автор - Юлия Попова
генеральный директор компании «Универсальные финансы»
Сайт - universal-finance.com
Ключевые слова: Универсальные финансы, обязательства, дебитор, основные показатели, поставщик услуг, прибыль компании, взаимодействие с должниками, анализ данных.
Прежде чем чем-то управлять необходимо четко для себя понимать, чем же мы собираемся управлять. В этой статье мы поговорим о дебиторской задолженности. Что же это такое?
Если обратиться к Википедии, то дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании, гражданину со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами.
Что значит сумма долгов? Откуда она взялась? Компания, как, впрочем, и любой человек в течение жизни заключает сделки с другими людьми и компаниями. В ходе этих сделок происходит обмен ресурсами (товарами, деньгами, рабочим временем и т.д.). Как правило, обмен происходит на основе некого договора, как устного, так и письменного, где оговариваются, а лучше прописываются различные условия сделки. Условиями могут быть, например, поставка определенного товара за определенную сумму денег в определенное время и определенное место. Часто обмен денег на товар или услугу не совпадают по времени. Например, оплата товара авансом или в течение оговоренного времени после поставки. Совпадение срока передачи товара и оплаты возможно, например, в супермаркете при покупке продуктов. В таком случае дебиторской задолженности не возникает.
В статье речь пойдет о том случае, когда образуется дебиторская задолженность и как с ней жить дальше.
Так что же такое эта дебиторская задолженность?
Рассмотрим на примере.
Компания отгрузила покупателю товар. Свои обязательства по договору она исполнила, но денежные средства на расчетный счет пока не получила. То есть покупатель является должником компании на сумму по договору до тех пор, пока он не исполнит взятые на себя обязательства, а именно, пока не заплатит по счету.
Всегда ли дебитором является именно покупатель, который не заплатил за оказанную ему услугу или предоставленный ему продукт/товар? Нет. Дебитором может также быть и поставщик компании, когда ему перечислили деньги заранее, до того, как он произвел поставку или оказал услугу.
Например, компания заплатила деньги за аренду помещения авансом. Деньги с ее счета были списаны, но “въехать” в арендуемое помещения компания сможет только через несколько недель согласно условиям договора. То есть поставщик услуг является должником для компании до тех пор, пока он не исполнит своих обязательств по договору, а именно, не предоставит помещение согласованной площади, по указанному адресу, в согласованном состоянии на определенный срок.
Дебиторская задолженность, чаще всего, является обычным хозяйственным процессом в организации, к ней относятся следующие операции:
- авансы, выданные поставщикам товаров и услуг;
- задолженность подотчетных лиц;
- задолженность учредителей перед компанией;
- задолженность покупателей и заказчиков, в пределах установленных сроков;
- переплата налогов и сборов в бюджет.
Как только мы разобрались с самим понятием дебиторской задолженности, можно переходить к вопросам управления ею.
Управление дебиторской задолженностью, как управление чем бы то ни было еще, начинается с того, что мы точно знаем, чем нам предстоит управлять. Как говориться в старом рекламном ролике, “сколько вешать в граммах?”.
Управление начинается с учета, с оцифровки объекта управления. Невозможно управлять тем, что не посчитано.
Что же включает в себя управленческий учет дебиторской задолженности?
Основные показатели, которые необходимо отслеживать и на которые необходимо влиять:
- информация о дебиторской задолженности контрагента на начало и конец рассматриваемого периода;
- суммы отгрузок и поступивших от контрагента активов (денежных средств, товаров и т.д.);
- ожидаемый срок поступления денег по поставке (из договора);
- срок просрочки платежа;
- размер просроченной задолженности.
Все это необходимо анализировать с заданной периодичностью. Мы отслеживаем основные показатели в бизнесе, к которым относится в том числе и дебиторская задолженность, для того чтобы управлять ею, чтобы принимать более точные управленческие решения, чтобы планировать деятельность компании, чтобы увеличивать прибыль компании. А любая коммерческая организация всегда создается с целью получения прибыли, а иначе это уже кружок по интересам, а не бизнес.
Если мы посмотрим на баланс компании, то мы увидим, что дебиторская задолженность наравне с денежными средствами, товарно-материальными ценностями и вложениями во внеоборотные активы относится к активам компании. А это значит, что “дебиторка”, если речь идет о задолженности покупателей уже была отражена в выручке и с нее уже, возможно, исчислили налог, и, возможно, уже заплатили его в бюджет. А если речь идет о задолженности поставщика услуг, то отражая эту сумму в активах баланса, мы не можем, принять эту сумму в качестве расхода в целях уменьшения налогооблагаемой базы. То есть налог мы платим больше, чем могли бы, если бы поставщик оказал нам услугу своевременно и предоставил все необходимые закрывающие документы. То есть, иными словами, дебиторская задолженность — это не что иное, как замороженные деньги.
Это ли не повод внимательнее относиться к контролю за дебиторской задолженностью?
Как же это можно делать? В первую очередь, всем известно, что профилактика всегда дешевле лечения.
Под профилактикой я понимаю тщательную проверку контрагента на стадии заключения договора. Насколько контрагент платежеспособен? Какова у него репутация? Такое досье необходимо иметь на всех, с кем мы работаем. И это уже не пожелание, а требование налоговых органов, которые в определенных ситуациях при проверке деятельности Вашего контрагента и обнаружении у него проблем, имеют полное право доначислять налоги и Вашей компании тоже. Так что “мы в ответе за тех, с кем работаем”, если перефразировать известный афоризм. И мало того, создать такое досье единоразово при заключении договора, надо его периодически обновлять, чтобы информация о контрагенте всегда была релевантной.
Далее, систематически проверяя информацию по задолженности, мы можем применять определенные инструменты в управлении ею. Мы можем взаимодействовать с должниками, влияя на сроки и условия платежей (назначать скидки за более ранние сроки оплаты), мы можем вносить изменения в условия сотрудничества (подготавливать дополнительные соглашения, расторгать договоры и т.д.), мы можем работать со страховыми, факторинговыми компаниями, мы можем передавать задолженность третьей стороне по договору цессии, мы можем обратиться в суд за принудительным взысканием задолженности, мы можем запускать процесс возврата переплат из бюджета, фондов и поставщикам, мы можем производить взаимозачет обязательств, мы можем даже обанкротить должника в некоторых случаях. Вариантов достаточно большое количество. Но все это возможно только в случае изначально правильно выстроенной системы учета и контроля за дебиторской задолженностью и назначения ответственных компетентных лиц.
Подводя итог, хотелось бы еще раз отметить, что любое управление начинается с понимания объекта управления, его оцифровки, выстраивания системы учета, контроля, планирования и анализа отклонений фактических данных от плана, и принятия управленческих решений на основе оцифрованных данных. А когда мы уже видим картину целиком в графическом или табличном виде, то мы можем уже применять различные инструменты, позволяющие влиять на сложившуюся ситуацию, направляя ее к желаемой цели, а именно достижению запланированной прибыли.
Об авторе
Юлия Попова - эксперт в области бухгалтерского и управленческого учета.
В международном учете с 2002 года. Управляющий собственник компании, специализирующейся на оказании услуг в сфере налогового, бухгалтерского, управленческого учета по всему миру, ООО “Универсальные финансы”.
Автор книги “Налогообложение в Народной Республики Бангладеш” и многочисленных статей в печатных и онлайн изданиях.
Контакты автора https://taplink.cc/yulia_accountant
