Как сохранить работоспособность команды при переходе на удаленную работу
Дата публикации - 28.04.2020 г.
Автор - Анастасия Симагина
директор оптовой компании Сигналэлектроникс
Сайт - signalelectronics.ru
Ключевые слова: Сигналэлектроникс, кризис, удаленный офис, адаптация, работа с персоналом, приоритеты.
В 2020 году бизнес столкнулся с невиданным для нас ранее кризисом – остановкой деятельности в связи с угрозой распространения вирусной инфекции.
Мы производим наши товары на заводах в Китае и знаем ситуацию с коронавирусом и мерах по предотвращению его распространения, так сказать, из первоисточника, поэтому не стали дожидаться, когда ситуация в нашей стране станет критичной.
Через 2 недели после того, как в Москве были официально подтверждены первые случаи заражения коронавирусом, но их количество еще не было таким большим, как сейчас, я приняла решение о переводе на удаленную работу части персонала, чтобы уменьшить количество людей в офисе. 17 марта первыми ушли в хоум-офисы отдел ВЭД, PR-служба, отделы персонала и качества, дизайнер и администратор сайта – 12 человек. Всего в компании работает 48 человек: 38 в офисе и 10 на складе.
Почему было принято именно такое решение? Все функции, которые теперь выполняются вне офиса, могут быть выполнены при наличии только лишь интернета и компьютеров. Системному администратору была поставлена задача установить программы для удаленного доступа к офисным компьютерам этих сотрудников.
Первый переход на удаленную работу занял в общей сложности порядка 6 рабочих часов системного администратора, а время простоя самих сотрудников удалось свести к минимуму.
Эти превентивные меры позволили нам отладить механизм перевода на удаленную работу и, когда президент объявил о нерабочей неделе с 30 марта, мы очень быстро смогли адаптироваться под текущие условия.
Собственно, перевести работу на удаленный режим - не самая сложная задача. Самое сложное в этой ситуации неопределенности сохранить команду в «боевой» готовности, в рабочем ритме и не «слить» выполнение производственных задач и, пожалуй, главное, сохранить продажи и доход компании.
Передо мной и руководителями департаментов компании встали острые вопросы: как сохранить работоспособность команды, что делать в условиях того, что продаем мы реальный товар, который собирается реальными людьми на реальных складах и отправляется клиентам по всей стране от Калининграда и Крыма до Магадана.
Хочу поделиться теми решениями и инструментами, которые нам помогли в работе с персоналом.
Во-первых, у каждого сотрудника компании, включая меня, есть недельный план работы с конкретными задачами и прописанными результатами, которые мы планируем получить по итогу выполнения каждой задачи, во-вторых, в компании выстроена система коммуникации между сотрудниками таким образом, что нет необходимости ходить ногами в соседний отдел – мы привыкли писать письма. Каждое письмо содержит только 1 запрос, вопрос или задачу – это помогает не потерять их и ничего не упустить. В-третьих, каждый сотрудник ежедневно присылает отчет непосредственному руководителю в формате «что сделал за вчера и что планирует сделать сегодня» - это позволяет выполнить все запланированные задачи и, в случае завала, правильно расставить приоритеты.
Помимо того, что я уже описала, отдел персонала проводит ежедневные контакты с сотрудниками на предмет того, как сотрудники двигаются по своим планам, каких результатов уже достигли, тем самым помогая руководителям держать контроль. Руководитель PR-службы собирает данные об успехах каждого сотрудника и сообщает всей команде. А для того, чтобы разбавить трудовые будни позитивом, мы делаем флеш-мобы в группах в мессенджерах.
Что касается продаж, то здесь, все намного сложнее, но мы тоже не сидим, сложа руки, наши менеджеры готовятся к выходу из карантина и проводят переговоры с действующими партнерами и новыми клиентами о заведении в их ассортимент нашей продукции. Мы увеличили рекламный поток и усилились в работе с социальными сетями.
Самое страшное сейчас – это имитация бурной деятельности как со стороны сотрудников, так и со стороны руководства. Она убьет не одну компанию в этом году.
Нашей компании очень помогает тот факт, что каждый сотрудник, от оператора отдела продаж до директора точно знает, какой результат его труда требуется компании и его коллегам в текущий момент, точно знает, что он должен для этого сделать. Еженедельно каждый из нас подводит итоги и фиксирует свои результаты, чтобы мы могли посмотреть статистику и отследить динамику.
Карантин рано или поздно закончится и, да, все, кто не производит маски и антисептики и не торгует гречкой потеряют в оборотах и в доходе в этот период. Это реальность, с которой нам приходится жить, но, я абсолютно убеждена, что те компании, которым сейчас удастся сохранить команду, кто лучше всех подготовится к началу деловой активности, они, в конечном счете, выйдут из этого кризиса с ростом, ведь, для кого-то кризис – это смерть, а для кого-то – возможности.
Компания «Сигналэлектроникс» (г. Новосибирск) поставляет на российский рынок бытовую электронику, радио- и светотехническую продукцию под собственными торговыми марками (Сигнал, БЗРП, Funray, Atom, Эфир, В52). Наша продукция создается для того, чтобы сделать жизнь людей легче, удобнее и, самое главное, чтобы подарить им положительные эмоции от ее использования.