Автоматизированная оценка АФОС онлайнПрофессиональная оценка собственности ЦЭПЭС

Как перевести офлайн бизнес в онлайн и не нанести ему вреда


назад в раздел Заметки

Логотип Solar Staff (Солар Стафф).
Дата публикации - 17.05.2020 г.
Автор - Solar Staff
Сайт - solar-staff.com

Ключевые слова: ]]>Solar Staff]]>, перевод на удаленную работу, рабочее пространство, онлайн-конференции, синхронизация работы, самоорганизация, автоматизация документооборота.

Ситуация с COVID-19 наглядно показала, как быстро в современном обществе распространяется не только инфекция, но также информация и паника, насколько зависим бизнес от свободы перемещений, скорости международных связей, международных поставок и публичных мероприятий. Поскольку мне приходится наблюдать за ситуацией изнутри, я поделюсь с вами своими наблюдениями и опытом перевода группы компаний с офисами в разных странах на удаленную работу. Я постоянно нахожусь в Амстердаме и руковожу группой компаний с офисами в Голландии, Латвии, на Кипре и в России, поэтому у меня есть возможность наблюдать за тем, как ситуация развивается в разных странах. Поскольку наш бизнес связан с автоматизацией документооборота и расчетов с удаленными командами и фрилансерами, я вижу, как реагируют другие бизнесы на возникшую ситуацию.

Активные действия по переводу своих работников в режим "работа из дома" мы начали недавно, с появлением в Голландии и на Кипре официальных ограничений: таких, как ограничение на присутствие более 100 человек в одном помещении и рекомендации правительства переводить персонал на удаленную работу. До этого в трех офисах у нас работало 40 человек. Судя по нашей статистике, инструментами для организации работы удаленных команд ранее пользовались в основном IT компании, веб-сервисы и интернет-магазины, а также индустрия рекламы и дизайна. Теперь же, понимая, что такие пандемии могут повторяться, и другие компании вынуждены учиться выстраивать процессы с использованием удаленных команд.

Конечно, эффективность использования удаленных команд зависит в первую очередь не от инструментов коммуникации и автоматизации, а от управленческого опыта, но как раз сейчас самое время такой опыт приобретать и выстраивать процессы. Для начала необходимо установить и донести до всех работников, а прежде всего, до менеджеров несколько базовых правил удаленной работы.

Во-первых, что работа дома - это не отдых, а карантин - не больничный. Поможет в этом рекомендация сотрудникам оборудовать “рабочее пространство” у себя дома. В идеале это, конечно, отдельная комната, но и просто выделенная рабочая зона годится. Желательно, чтобы эта зона не находилась возле холодильника или перед экраном телевизора. Лучше всего избегать тех мест в доме, которые используются людьми для отдыха и расслабления. Работнику рекомендуется сообщить своей семье, что хоть он и дома, но на работе - это может помочь сконцентрироваться на рабочих задачах, а семье - если не ограничит отвлечение на домашние дела, то хотя бы зародит понимание необходимости сосредоточения. Эти моменты важно проговорить с каждым человеком, особенно если он не имел опыта удаленной работы.

Во-вторых, использование и передачу своим управленцам опыта организации управления командами можно начать с рекомендации к прочтению книги “REMOTE: Офис не обязателен” Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона. Эта книга написана людьми, которые построили эффективную удаленную команду. Можно применять отдельные методики - например, взять ту часть методики Scrum, которая включает в себя лимитированные по времени ежедневные онлайн-конференции с ограничениями по времени не более 15 минут на конференцию и не более 2-х минут на один доклад. При этом важно проводить такое собрание утром и придерживаться регламента: каждый минуту рассказывает, что делал вчера и минуту о том, что будет делать сегодня. Это помогает не только синхронизировать работу команды, но и оценить прогресс каждого члена команды и эффективность его работы. В целом, самым важным является сохранение дисциплины и синхронизация усилий. Больше всего нагрузки это создаст для ваших управленцев, но и работникам будет непросто. Не все люди имеют способности к самоорганизации и самодисциплине, многие не могут не отвлекаться в домашних условиях или говорить “нет, я на работе” своим близким в ответ на просьбу сходить за продуктами или погулять с ребенком. В любом случае, вашим менеджерам понадобятся специальные инструменты и сервисы. Думаю, часть из них многие используют и в организации работы команд в офисе. Начнем со специализированных инструментов, которые позволяют решать сразу все аспекты: вести документооборот, превращая задачи в договоры и акты выполненных работ, оформлять новых исполнителей, а также проводить расчеты с членами удаленной команды. Для подобных инструментов важна локализация и адаптация к местным правовым нормам, а также интеграция с популярными в регионе платежными инструментами. Подобные системы называются Freelance Management Systems или Remote Team Management Systems, есть даже адаптированные для российского рынка сервисы Solar Staff и Flime.

Существуют и международные сервисы для управления фрилансерами, работающие по американским правилам со многими странами - Shortlist, Kalohq. Конечно, для управления коммуникациями и задачами существует множество инструментов и сервисов. Остановимся на некоторых проверенных временем и миллионами пользователей. Начнем с систем управления задачами (Asana, Jira). Их можно отнести к базовым системам и сервисам, которые полезны, даже если вы не используете удаленные команды. К таким же необходимым продуктам можно отнести канбан доски (hygger, trello). Теперь перейдем к сервисам, которые решают проблемы удаленного взаимодействия членов команды. Это, прежде всего, специализированные сервисы организации коллективной работы (basecamp, slack или его бесплатная альтернатива mattermost). В то же время, многие используют для целей коммуникации простые мессенджеры - тут каждый может выбрать и на вкус, и на цвет.

Отдельно стоит остановиться на средствах видеоконференцсвязи: при огромном богатстве выбора самым распространенным инструментом остается Skype, но ближе к нему подбирается zoom, который во многом удобнее. Полезными окажутся также системы контроля времени, такие как Tempo или Clockify me. Конечно, у вас могут существовать специфические процессы, требующие особых инструментов помимо тех, которые мы здесь перечислили. В любом случае опыт организации удаленной работы может быть очень полезен для вас, поможет выявить действительно сильные и слабые стороны в ваших бизнес-процессах, а в случае успешной реализации дать вам огромное конкурентное преимущество.


назад в раздел Заметки

Категория: