]]>Онлайн-сервис АФОС]]> Журнал, выпуск, номер, оценка инвестиций, консалтинг, оценка, экспертиза ]]>ESG и устойчивое развитие]]>

Личный опыт: организация работы для сотрудников дистанционно


назад в раздел Заметки



Дата публикации - 02.06.2020 г.
Автор - Лингвистический центр 5Levels
Сайт - 5levels.ru


 

Ключевые слова: ]]>5Levels]]>, дистанционное обучение, информирование клиентов, неплатежеспособность, контроль родителей, издержки, техническое обеспечение.

Лингвистический центр 5Levels работает на рынке образовательных услуг более 5 лет, но перевод сотрудников и обучающихся на «удаленку» стал не только вынужденной мерой, но и проводился в экстренном порядке. Возможность дистанционного обучения – опция, которой в «мирное» время не пользовалась большим спросом по ряду причин, основной из которых является консервативность во взглядах на онлайн обучение в целом. Этот процесс мало регламентирован с точки зрения учебных материалов, дополнительной мотивации у учеников дошкольного и школьного возраста, а также возможностью максимально точно отследить прогресс в узких временных рамках.

Тем не менее, в силу всех обстоятельств, которые на данный момент имеют приоритетное упоминание в прессе, а именно в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) и принятых мер по ограничению этого распространения, начиная с 23 марта 2020 года многие организации начали переходить на удаленный вид рабочей деятельности. Исходя из нашего опыта, хочется отметить, что основной фактор, который прямо пропорционально влияет на деятельность компании – это время. Время, за которое принимаются ключевые и важные решения, время, которое выделяется на обучение сотрудников новым навыкам, необходимых для организации «удаленки», время на информирование клиентов, время на подключение новых программ и организации нового оборота в компании. В момент, когда это время находится в очень ограниченном количестве, а решений необходимо принимать наоборот – бесчисленное количество, любая ошибка может привести к проволочкам, а значит и к потере прибыли. Именно поэтому важно не поддаваться панике по неутешительным прогнозам, и трезво подойти к расчетам по переходе на необходимый вариант функционирования бизнеса. В такой расчет обязательно стоит закладывать процент потери от оттока клиентов по причинам: неплатежеспособности, недоверию к выбранному варианту разрешения вопроса, технической неграмотности или отсутствию соответствующего технического оснащения. Кроме того, дополнительное образование находится под гнетом второстепенности еще и по причине того, что основная нагрузка по обязательному образованию (школа, ВУЗы, колледжи и проч.) полностью ложится на контроль родителей (которые, в идеале, продолжают свою трудовую деятельность).

На данный момент весь штат сотрудников лингвистического центра, включая преподавателей, менеджеров и администраторов, выполняют свои обязанности в дистанционном режиме. Мы хотели бы поделиться личным опытом перехода на такой вид работы в сжатые сроки и с минимальными издержками:

Организация рабочего места. Важно, что при удаленной работе используется ПК. Конечно, стоит понимать, что в объемах малого и среднего бизнеса работодатель не в состоянии полностью обеспечить наличие рабочего ноутбука каждому сотруднику (тем более, стоит помнить, что мы работаем в условиях ограниченности по времени). И тут главным становится фактор лояльности сотрудников к компании, а именно, обычная просьба использовать собственный ПК дома или ноутбук или любой другой девайс, позволяющий качественно выполнять свою работу дистанционно. Два кита, на которых стоит удаленная работа: это инструменты и психология. Так вот если психологически сотрудник чувствует себя причастным к решениям, которые принимаются в компании и поддерживает их, то и инструмент найдется. Так, в большинстве своем, произошло и у нас в компании. Также стоит отметить, что наши центры, помимо стационарных ПК имели в пользовании ноутбуки, которые были распределены среди тех, у кого не было возможности использовать собственные ресурсы. Помимо этого, два ноутбука приобретались специально под эти же потребности.

Техническое обеспечение. Для небольших компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу, не требуется установки какого-либо специального софта. Все закрытые документы обычно используются только бухгалтером и ген.директором – остальные сотрудники не имеют отношения к этому документообороту, а потому в массе своей он и не нужен. Для нас основным чатом служит мессенджер WhatsApp. Также для небольших команд можно рассмотреть Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе. Для видео звонков, конференций, вебинаров и уроков была выбрана платформа Zoom. Она имеет максимально удобный и понятный функционал, полностью адаптивный и под проведения занятий с обучающимися, и для проведения онлайн конференций с сотрудниками. Для бесперебойного подключения с неограниченным количеством времени в Zoom покупаются кабинеты, в которых заранее возможно запланировать встречу, разослав приглашение всем участникам. В нашей компании существует обязательная договорённость: во время звонков обязательно включаем видео, договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь, для важных звонков или конференций – сохраняем записи. Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. Также есть решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критически важен – без него могут забывать о встречах! Все документы хранятся в Облаке. Никаких папок на личных устройствах сотрудников! Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне удобно открыть какой-то документ и работать в нем совместно. Почта при удаленной работе используется одна – рабочая. К ней имеют доступ все менеджеры и администраторы, зная какие письма к кому распределяются.

При переходе на «удаленку» мы неизбежно столкнулись с некоторыми проблемами, а именно: бесперебойный Интернет, контроль присутствия, принцип организации рабочего места (дети всех возрастов сейчас находятся на «карантине», а это очень мощный отвлекающий фактор для тех, кто не привык работать удаленно). Как с этим бороться: чат (в чате используются только реальные имена) – мгновенных ответов не требуется, просто фиксация договорённостей; больше 50 сообщений висят в треде – собираем звонок; видеозвонок – основной способ решения вопросов (он эквивалентен встрече в реале), звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь; все договоренности фиксируются письменно – определяется план работы и ответственный сотрудник; измерение продуктивности – количество и качество выполненных задач.

Основной продукт – обучение иностранному языку. Наша услуга по изучению иностранных языков всегда являлась высококонкурентной на рынке образовательных услуг. С переходом на онлайн обучение мы вынуждены были выйти на уже поделенный рынок дистанционного обучения среди компаний, успешно функционирующих в этой отрасли не один год. Основной нашей задачей стала минимизация потерь по оттоку постоянных клиентов. Основным инструментом в этой борьбе выступила цена за обучение и дополнительные бонусы, которые были предложены всем клиентам. Кроме того, помимо основного пакета рекламы (Яндекс.Директ, рекламный кабинет Фейсбук, ретаргет и т.д.) большим подспорьем стало сужение геолокации и размещение рекламы на площадках, где физически находятся наши центры. Сработало правило 7-ми касаний, и мы получили клиентов, которые когда-то и где-то уже слышали о бренде, но именно сейчас приняли решение воспользоваться услугой.

Перевод всех сотрудников на удаленную работу, а всех обучающихся на онлайн обучение – это временная вынужденная мера. Для нашего центра это решение так и останется временным. Команда сотрудников и преподавателей с готовностью подключилась к такому режиму работы, но ничто не может заменить живого общения и результатов от него. Эта ситуация помогла нам изыскать новые ресурсы и грани в плане дистанционной организации работы, а также продвинула вперед организацию дистанционного обучения как услуги.


назад в раздел Заметки

Категория: